Een bedrijf openen zonder de Belgische administratieve regels te kennen, betekent het risico lopen om te moeten sluiten wegens niet-conformiteit nog voor je de eerste euro hebt verdiend. Te veel exploitanten ontdekken te laat de gevolgen van een ontbrekende exploitatievergunning of een onvolledige registratie bij het ondernemingsloket.
Om een bedrijf op te richten in België moet je je aan een strikt kader houden: keuze van de rechtsvorm, registratie via de KBO, verkrijgen van een btw-nummer en aangifte van de start van de activiteit. Elke stap, van het maatschappelijk kapitaal tot de exploitatievergunning, bepaalt de wettigheid van de opening en de duurzaamheid van de activiteit.
Deze gids verduidelijkt de belangrijkste stappen om uw commerciële project juridisch veilig te stellen, regelgevingsvalkuilen te vermijden en een activiteit te starten zonder risico op administratieve onderbrekingen.
Om een handelszaak te exploiteren in België moet u ervoor zorgen dat de bestaande inrichting en het beoogde gebruik gedekt zijn door een geldige stedenbouwkundige vergunning. Voor elke ingrijpende wijziging aan het gebouw – of het nu gaat om het uiterlijk, het volume, de functie (bijvoorbeeld de omvorming van een kantoor tot een winkel) of structurele ingrepen aan het interieur die de veiligheid beïnvloeden – kan een vergunning nodig zijn.
Deze vergunning, die verplicht is vóór de exploitatie, wordt afgegeven door de bevoegde gemeente volgens de regionale regels: de Code voor Ruimtelijke Ontwikkeling (CoDT) in Wallonië, het Regionaal Stedenbouwkundig Reglement (RRU) in Brussel of de Codex in Vlaanderen.
Bij het ontbreken van een vergunning of bij onregelmatigheden kunnen de gevolgen ernstig zijn: administratieve sluiting, complexe en onzekere regularisatie, of zelfs de eis om de locatie te herstellen.
Afhankelijk van de uitgeoefende activiteit kan een milieuvergunning verplicht zijn, met name als deze activiteiten overlast veroorzaken (geluid, geuren, lozingen, chemische producten). Deze vergunning regelt de mogelijke milieueffecten van de vestiging.
In België worden installaties ingedeeld in klassen (1, 2, 3) op basis van hun hindergehalte. Een restaurant met een professionele keuken of een industriële wasserij bijvoorbeeld, vallen vaak onder een meldingsplicht of een formele vergunning.
De milieuvergunning moet absoluut worden verkregen vóór de start van de exploitatie, op straffe van sancties of opschorting van de activiteiten. Dit is vaak een belangrijk aandachtspunt bij het indienen van de vereiste vergunningen voor het openen van een bedrijf.
Voor verkoopoppervlakken die een bepaalde drempel overschrijden – 400 m² in Wallonië, 600 m² in Brussel – is een vergunning voor commerciële vestiging vereist. Deze sociaaleconomische vergunning beoordeelt de integratie van de handel in zijn omgeving vanuit verschillende invalshoeken: mobiliteit, lokale economische impact, milieu, stedenbouw.
De vergunning is afhankelijk van een openbare onderzoeksprocedure, het inwinnen van adviezen van deskundigen en relatief lange termijnen. Weigering van deze vergunning kan een project onhaalbaar maken, ongeacht of andere vergunningen (stedenbouwkundig of milieu) zijn verkregen. Het is dus van cruciaal belang om in de planningsfase al op deze eis te anticiperen.
Elke instelling die publiek ontvangt, moet voldoen aan strenge brandveiligheidsnormen. Er is met name specifieke apparatuur vereist (brandblussers, detectoren, nooduitgangen), installaties die voldoen aan de elektrische normen en soms een ventilatie- of rookafvoersysteem dat is aangepast aan de commerciële activiteit.
Deze elementen worden gecontroleerd door de regionale brandweer, die in veel gemeenten een verplicht certificaat afgeeft om elke vergunningsaanvraag te valideren. Bij afwijkingen kan een noodsluiting worden opgelegd, waardoor de opening van het bedrijf in gevaar komt.
Toegankelijkheid voor personen met beperkte mobiliteit is een essentiële vereiste voor winkels die open zijn voor het publiek. Dit omvat alle aspecten: toegang tot het gebouw, interne routes, aangepaste sanitaire voorzieningen, zichtbare bewegwijzering. Deze vereisten variëren per regio, maar worden gecontroleerd bij het aanvragen van een vergunning.
Een pand dat in dit opzicht ontoegankelijk of moeilijk in te richten is, kan het verkrijgen van een bouwvergunning blokkeren of zelfs de opening van een winkel verhinderen.
Samenvatting: Om een handelszaak te openen in België moet u verschillende vergunningen verkrijgen, waaronder een stedenbouwkundige vergunning, een milieuvergunning en vaak ook een handelsvestigingsvergunning. Elk van deze vergunningen moet voldoen aan specifieke vereisten, afhankelijk van de regio en het type activiteit.
Te lezen: alles wat u moet weten over stedenbouwkundige overtredingen
Voordat u een commerciële activiteit start, is het essentieel om de stedenbouwkundige situatie van het pand te analyseren. In deze fase kunt u controleren of het huidige gebruik van het gebouw en eerdere verbouwingen in overeenstemming zijn met de eigendomstitels en afgegeven vergunningen.
Dit veronderstelt een grondige controle van de gemeentelijke archieven, kadastrale plannen, eerdere vergunningen en het sectorplan of regionale stedenbouwkundige gids. In geval van verschillen kunnen regularisatiemaatregelen of het indienen van een nieuwe vergunning nodig zijn om elke toekomstige exploitatie veilig te stellen.
Alle vergunningen die nodig zijn voor het exploiteren van een handelszaak moeten formeel worden ingediend bij de betrokken gemeentelijke of regionale overheid. Voor elke vergunning (stedenbouw, milieu, handel) moet een volledig dossier worden samengesteld, meestal met de hulp van een architect, met daarin plannen, impactstudies, toegankelijkheidsdossiers, technische fiches, enz.
Het is van cruciaal belang om deze stappen goed op elkaar af te stemmen om dubbel werk, inconsistenties of afwijzingen te voorkomen. Slecht voorbereide documentatie leidt vaak tot afwijzingen of opschortingen, waardoor de openingstermijnen aanzienlijk worden verlengd. Een nauwgezette coördinatie is dus van cruciaal belang.
De termijnen voor het verkrijgen van de verschillende vergunningen variëren sterk. Een eenvoudige milieuverklaring kan binnen enkele weken worden afgehandeld, terwijl een stedenbouwkundige vergunning of een vergunning voor een commerciële vestiging meerdere maanden in beslag kan nemen, vooral als er een openbaar onderzoek aan te pas komt.
Deze termijnen kunnen worden uitgesteld indien de overheid om aanvullende informatie vraagt. Door hiermee rekening te houden in de operationele planning, kunt u het risico op vertraging bij de start beperken en de stappen die nodig zijn voor de opening op elkaar afstemmen.
Gezien de complexiteit van de Belgische regelgeving op het gebied van stedenbouw en milieu, is het sterk aan te raden om een beroep te doen op gespecialiseerde professionals. De architect blijft de hoeksteen van elk project waarvoor plannen of vergunningen nodig zijn. Een stedenbouwkundige of een gespecialiseerde jurist kan de lokale regels nauwkeurig interpreteren en de risico's op blokkades inschatten.
Ook een landmeter wordt ingeschakeld bij projecten waarbij perceelsverdelingen of kadastrale kwesties een rol spelen. Door deze expertise vanaf het begin in te schakelen, worden de dossiers sterker en wordt het risico op onderbreking van het project kleiner.
Samenvatting: Een nauwgezette planning van de administratieve stappen, de coördinatie van de dossiers en de ondersteuning van gespecialiseerde professionals zijn onmisbaar om de wettelijke opening van een handelszaak in België te verzekeren.
Een bedrijf kan door de autoriteiten worden gesloten als het zonder de vereiste vergunningen wordt geëxploiteerd of als de installaties niet in overeenstemming zijn met de verleende vergunningen. Deze sluiting kan onmiddellijk en tijdelijk zijn, of in ernstige gevallen definitief. Ze is vaak het gevolg van een controle door de dienst stedenbouw, een audit of een klacht.
Er kan een herstel- of regularisatieprocedure worden opgelegd, maar deze garanderen geen achteraf verleende vergunning. Het risico van een plotselinge stopzetting van de activiteiten is dus reëel.
Naast sluiting kan een niet-conforme exploitatie ook zware financiële gevolgen hebben. De opgelegde administratieve boetes kunnen oplopen tot tienduizenden euro's. In geval van ernstige overtredingen (fraude, recidive) kan strafrechtelijke vervolging worden ingesteld, met name tegen de leidinggevenden.
Dit kan de geloofwaardigheid van het bedrijf schaden, zijn relaties met financiële instellingen of partners bemoeilijken en zijn commerciële ontwikkeling aantasten.
Bij de minste administratieve blokkade kan het bedrijf gedwongen worden zijn activiteiten te staken. Dit leidt tot inkomstenverlies, logistieke ontwrichting, onvoorziene kosten of contractbreuken. Deze exploitatieverliezen worden doorgaans niet gedekt door traditionele verzekeringen.
Een te laat ontdekte stedenbouwkundige onregelmatigheid kan dus leiden tot aanzienlijke economische schade, die op korte termijn moeilijk te compenseren is.
Bij een overdracht, fusie of administratieve controle worden alle niet-geregulariseerde onregelmatigheden opgespoord en doorgegeven aan de koper of overnemer. Dit kan leiden tot een herziening van de verkoopprijs of zelfs tot het afblazen van de transactie.
Bovendien kan elk bedrijf op elk moment worden gecontroleerd, bijvoorbeeld door een milieuaudit, een stedenbouwkundige inspectie of een interventie van de brandweer, waardoor onregelmatigheden uit het verleden aan het licht kunnen komen. Deze risico's hebben een directe invloed op de waarde van het onroerend goed.
Samenvatting: Het niet-conform exploiteren van een bedrijf kan leiden tot sluitingen, financiële sancties, onderbrekingen van de activiteiten en waardeverlies bij een overdracht of controle.
Een technische en juridische audit maakt het mogelijk om de verschillen tussen de werkelijke situatie van het gebouw en de wettelijke verplichtingen vast te stellen.
Deze voorafgaande analyse heeft betrekking op toegestane gebruiksdoeleinden, bestaande vergunningen, de staat van de technische installaties, brandveiligheidsnormen en toegankelijkheidseisen.
Deze controle kan doorslaggevend zijn voordat een commerciële huurovereenkomst wordt ondertekend of een onroerend goed wordt aangekocht, omdat hierdoor wordt voorkomen dat men problematische of kostbare situaties erft die moeten worden geregulariseerd.
Wanneer een pand zonder vergunning is verbouwd, is het soms mogelijk om dit achteraf te regulariseren via een bouwvergunning. Dit soort procedure is echter onzeker: het hangt af van de compatibiliteit van het pand met de regels die op het moment van de aanvraag van kracht zijn.
Het is dus essentieel om vooraf, met de hulp van een deskundige, de haalbaarheid van deze regularisatie te beoordelen en over een goed gedocumenteerd dossier te beschikken om achteraf goedkeuring te verkrijgen.
Samenvatting: Door onregelmatigheden al in de voorbereidingsfase op te sporen en te corrigeren aan de hand van een volledige audit, kan de commerciële exploitatie van een onroerend goed duurzaam worden veiliggesteld.
Door te anticiperen op het risico van onregelmatigheden, beschermt u uw activiteiten en marges. Elke situatie heeft zijn eigen hefbomen, maar deze moeten wel tijdig worden geïdentificeerd en geactiveerd zonder de bedrijfsvoering te verstoren.
Onze teams analyseren uw situatie en stellen u een aangepaste, realistische aanpak voor die gericht is op uw prioriteiten als exploitant. Maak nu een afspraak, wij begeleiden u concreet en methodisch.
Auteur : CORNIL Olivier
UBEX Neem vandaag nog contact op voor een gratis adviesgesprek!
Laat je niet verrassen door veranderingen in de regelgeving. Anticipeer en handel samen met UBEXUw partner in vastgoedregelgeving.
Neem contact op met Ubex
Adressen Ubex
Louizalaan 523 B1050 Brussel
Chaussée de Marche 482 B5101 Namen
Rue Bois Gotha 98 B4000 Luik
Rue de Bart Haut 6 B6790 Aubange
Beekstraat 6 B9030 Gent
Copyright © SIZE+ srl 2025. Alle rechten voorbehouden.
